Für Ämter, Landratsämter und Kommunen
Rund 1.200 Prozesse. Wo fängt man an?
So viele Verwaltungsprozesse hat ein Landratsamt erfasst, mit dem wir arbeiten. Alle gleichzeitig angehen geht nicht. Wir helfen, die richtigen zuerst zu finden, und automatisieren dann die Routine zwischen Fachverfahren, Excel und Postfach.
Die Fachverfahren bleiben. Betrieben wird bei euch im Haus oder in einem Rechenzentrum in Deutschland. Und die Beschäftigten sind von Anfang an dabei.
30 Minuten, kostenlos. Danach hast du eine erste ehrliche Einschätzung.
B1 B2 B5 B14 B2027 %
der Beschäftigten im öffentlichen Dienst scheiden in den nächsten zehn Jahren altersbedingt aus, mindestens 1,39 Millionen Menschen.
108.500
Beschäftigte fehlen nach Einschätzung des dbb allein in den Kommunalverwaltungen, von Bauämtern bis Sozialämtern.
Wo es hakt
Vier Abläufe, mit denen wir anfangen würden. Bei den ersten beiden zeigen wir, was wir in einem Landratsamt gebaut haben. Bei den anderen sagen wir ehrlich, dass es das Muster ist.
Prozesse erfassen und die richtigen zuerst angehen
Jeder Prozess mit Häufigkeit, Durchlaufzeit und Medienbrüchen erfasst und bewertet. So wird sichtbar, wo sich Digitalisierung zuerst lohnt, und was schon geschafft ist.
bei einem Landratsamt im Einsatz
B2 B20Excel-Listen, die ein ganzes Verfahren tragen
Eine Tabelle mit 236 Spalten für alle Prozesse, gepflegt von vielen. Heute ein Werkzeug mit einem Stand für alle und einer Historie je Prozess.
bei einem Landratsamt abgelöst
B19 B3Anträge und Eingänge ins Fachverfahren
Anträge kommen per Mail, Formular und PDF und werden von Hand ins Fachverfahren übertragen. Fehlende Angaben werden per Rückfrage nachgeholt. Das Muster haben wir bei Anfragen im Handel automatisiert.
typischer Ablauf, noch kein eigenes Projekt in einer Behörde
B9 B17Berichte, die sich selbst aktualisieren
Zahlen aus mehreren Fachverfahren werden vor jeder Sitzung zusammengesucht. Automatisch zusammengeführt, mit einer Seite, woher jede Zahl stammt.
typischer Ablauf, belegt bei einer sozialen Organisation
B3 B19
bei uns in Betrieb oder im Pilottypisches Muster, kein eigenes Projekt in der Branche
Aus einem Projekt: Landratsamt Alb-Donau-Kreis
Erst den Überblick, dann die Reihenfolge.
Die Prozesse des Hauses wurden in einer Excel-Datei mit 236 Spalten gepflegt. Wer was geändert hatte, war kaum nachzuvollziehen, und eine Reihenfolge ließ sich daraus schwer ableiten.
Heute erfasst ein Werkzeug jeden Prozess mit Häufigkeit, Durchlaufzeit und Medienbrüchen. Es bewertet das Potenzial, hält Änderungen je Prozess fest und zeigt, was schon umgesetzt ist. Damit wird aus einer Liste eine Reihenfolge, die sich begründen lässt.
Vorher
- Excel, 236 Spalten
- per Mail verteilen
- Stände abgleichen
- Bauchgefühl
Heute
- Prozesse erfassen
- Potenzial bewerten
- Haus entscheidet Reihenfolge
- Fortschritt sichtbar
Was ihr von uns erwarten könnt
Daten bleiben im Haus oder in Deutschland.
Betrieb bei euch oder in einem Rechenzentrum in Deutschland. KI nur, wo sie hilft, für sensible Daten mit lokalen Modellen.
B14 B9Fachverfahren bleiben.
Wir ersetzen kein Fachverfahren. Wir verbinden es mit dem, was drumherum von Hand passiert.
B5Mit den Beschäftigten, nicht über sie hinweg.
Es fällt Routine weg, nicht Menschen. Wir sehen uns die Abläufe mit denen an, die sie kennen. Das hilft auch im Gespräch mit dem Personalrat.
B10 B23Unabhängig und übergabefähig.
Dokumentiert, mit offenen Werkzeugen, ohne Lizenzfalle. Eure Lösung läuft auch ohne uns weiter.
B13 B15So starten wir bei euch
B16 E28- 1 / 4
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos
Du erzählst Matthias, welcher Ablauf euch gerade Zeit kostet. Er hört zu, fragt nach und sagt dir ehrlich, ob wir helfen können. Vorbereiten musst du nichts, ein Beispiel aus eurem Alltag reicht.
Ergebnis
Eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein nächster Schritt lohnt.
- 2 / 4
Workshop
2 bis 3 Stunden
Wir setzen uns mit dir und den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die den Ablauf jeden Tag machen. Sie zeigen uns, wie es wirklich läuft, mit allen Sonderfällen. Dann rechnen wir gemeinsam durch, was der Ablauf heute kostet.
Ergebnis
Eine Reihenfolge, eine Rechnung und Material, das du der Geschäftsführung vorlegen kannst.
- 3 / 4
Erstes Projekt
ein Ablauf mit spürbarer Entlastung
Wir fangen mit dem Ablauf an, bei dem die Entlastung am schnellsten spürbar ist. Vorher legen wir fest, woran wir den Erfolg messen. Dein Team testet mit echten Fällen und sagt uns, was noch nicht passt.
Ergebnis
Ein Ablauf, der im Alltag läuft.
- 4 / 4
Ausbau und Betrieb
so, wie ihr es wollt
Läuft der erste Ablauf, entscheidest du, wie es weitergeht. Weitere Abläufe nutzen dieselben Verbindungen und kommen schneller dazu. Den Betrieb übernehmen wir, oder wir übergeben alles dokumentiert an eure IT.
Ergebnis
Eine dokumentierte Lösung, die auch ohne uns weiterläuft.
Wer von euch dabei ist
Du
Du bringst den Ablauf mit und vertrittst das Vorhaben intern. Von uns bekommst du Reihenfolge, Rechnung und Material für die Geschäftsführung.
B12Die Menschen im Ablauf
Sie kennen die Sonderfälle und wissen, wo es hakt. Deshalb sind sie von Anfang an dabei, nicht erst bei der Einführung.
B23 B10Eure IT
Sie klärt mit uns Zugänge und Betriebsort, und welche Verbindung zu euren Programmen möglich und sinnvoll ist.
B6 B14 B24Welcher Prozess kostet euch gerade die meiste Zeit?
Erzähl uns davon. Im Erstgespräch bekommst du eine erste ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung bei euch rechnet.
30 Minuten, kostenlos, ohne Vorbereitung.
Die Probleme dahinter: Excel als Datenbank, Welche Prozesse lohnen sich?
Weitere Branchen:Energieversorger und Stadtwerke, Maschinenbau