"Unsere Excel-Liste wird von 15 Leuten gleichzeitig bearbeitet und ist ständig gesperrt. Was ist die Alternative?"

Wenn eine Excel-Liste den ganzen Prozess trägt

Wenn eine Tabelle einen ganzen Prozess trägt, bekommt jeder denselben Stand, sieht, wer was geändert hat, und Berichte sind automatisch aktuell.

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Heute

  1. Excel per Mail
  2. Excel-Liste
  3. Zahlen zusammensuchen
  4. Bericht

Danach

  1. Eingabemaske
  2. eine Datenbasis
  3. Bericht aktualisiert sich
  • gestrichelt: von Hand
  • pink: läuft von selbst
  • blau: hier entscheidet ein Mensch

Was sich ändert

Ein Stand für alle.

Keine Kopien mehr, die per Mail herumgehen, keine gesperrte Datei. Alle arbeiten auf derselben Grundlage.

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Jede Änderung nachvollziehbar.

Wer hat was wann geändert? Das steht dabei, ohne dass jemand eine Spalte "zuletzt geändert" pflegen muss.

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Zahlen, die man prüfen kann.

Jede Zahl im Bericht lässt sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen. Berichte sind aktuell, ohne dass sie vor jedem Termin zusammengesucht werden.

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Aus unseren Projekten

Landratsamt Alb-Donau-Kreis, rund 1.200 Verwaltungsprozesse

Die Prozesse wurden in einer Excel-Datei mit 236 Spalten gepflegt. Heute bewertet ein Werkzeug die Potenziale, und zu jedem Prozess ist festgehalten, wer was geändert hat.

Zur Referenz

Ein Rettungsdienst

Statt eines Berichts im Jahr mit 33 Seiten gibt es tägliche Berichte, mit einer eigenen Seite, woher jede Zahl stammt.

So starten wir bei euch

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  1. 1 / 4

    Erstgespräch

    30 Minuten, kostenlos

    Du erzählst Matthias, welcher Ablauf euch gerade Zeit kostet. Er hört zu, fragt nach und sagt dir ehrlich, ob wir helfen können. Vorbereiten musst du nichts, ein Beispiel aus eurem Alltag reicht.

    Ergebnis

    Eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein nächster Schritt lohnt.

  2. 2 / 4

    Workshop

    2 bis 3 Stunden

    Wir setzen uns mit dir und den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die den Ablauf jeden Tag machen. Sie zeigen uns, wie es wirklich läuft, mit allen Sonderfällen. Dann rechnen wir gemeinsam durch, was der Ablauf heute kostet.

    Ergebnis

    Eine Reihenfolge, eine Rechnung und Material, das du der Geschäftsführung vorlegen kannst.

  3. 3 / 4

    Erstes Projekt

    ein Ablauf mit spürbarer Entlastung

    Wir fangen mit dem Ablauf an, bei dem die Entlastung am schnellsten spürbar ist. Vorher legen wir fest, woran wir den Erfolg messen. Dein Team testet mit echten Fällen und sagt uns, was noch nicht passt.

    Ergebnis

    Ein Ablauf, der im Alltag läuft.

  4. 4 / 4

    Ausbau und Betrieb

    so, wie ihr es wollt

    Läuft der erste Ablauf, entscheidest du, wie es weitergeht. Weitere Abläufe nutzen dieselben Verbindungen und kommen schneller dazu. Den Betrieb übernehmen wir, oder wir übergeben alles dokumentiert an eure IT.

    Ergebnis

    Eine dokumentierte Lösung, die auch ohne uns weiterläuft.

Erstgespräch vereinbaren

30 Minuten, kostenlos. Danach hast du eine erste ehrliche Einschätzung.

Vorher selbst rechnen, wenn du magst

Wer von euch dabei ist

Du

Du bringst den Ablauf mit und vertrittst das Vorhaben intern. Von uns bekommst du Reihenfolge, Rechnung und Material für die Geschäftsführung.

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Die Menschen im Ablauf

Sie kennen die Sonderfälle und wissen, wo es hakt. Deshalb sind sie von Anfang an dabei, nicht erst bei der Einführung.

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Eure IT

Sie klärt mit uns Zugänge und Betriebsort, und welche Verbindung zu euren Programmen möglich und sinnvoll ist.

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So sieht das in einer Branche aus

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