Arabian African·Exporthandel mit Industrie- und Ersatzteilen

Anfragen kommen ausgelesen und geprüft im ERP an.

  • 250

    Anfragen in den letzten 30 Tagen automatisch verarbeitet

  • 20 von 22

    Testanfragen vollständig richtig ausgelesen, an Fällen, die vorher nicht zum Feinschliff dienten

  • rund 26 h

    Handarbeit weniger in denselben 30 Tagen

Auf einen Blick

ARABIAN AFRICAN GmbH & Co. KG, Ulm, im Einsatz seit April 2026

Arabian African
Vorher

"Anfragen kommen als PDF, Excel oder Foto vom Typenschild. Jede Position tippen wir von Hand ins ERP."

Heute
Ein Assistent liest Mail und Anhang, prüft, ob alle Angaben da sind, fragt Fehlendes beim Kunden nach und legt die Anfrage im bestehenden ERP an. Das Team prüft in einer Ansicht, aus welcher Stelle der Mail jede Position stammt.

Projektverlauf

  1. Einstieg

    Eine Fokuswoche mit drei Terminen. Das Team hat echte Anfragen live vorgeführt.

  2. Erstes Ergebnis

    Echte Mails liefen nach rund anderthalb Wochen durch, im Tagesgeschäft nach gut fünf Wochen.

  3. Betrieb und Daten

    Seit Anfang Oktober 2026 läuft die Anwendung auf dem eigenen Server von Arabian African. Das ERP bleibt, wie es ist.

  4. Wie es weitergeht

    Positionen werden automatisch passenden Artikeln zugeordnet. Die Artikeldatenbank dafür baut der Kunde weitgehend selbst.

Der Prozess

Vorher

  1. Postfach
  2. lesen, abtippen
  3. ERP

Heute

  1. Postfach
  2. auslesen, nachfragen
  3. prüfen
  4. ERP
  • gestrichelt: von Hand
  • pink: läuft von selbst
  • blau: hier entscheidet ein Mensch

So sind wir vorgegangen

  1. Die Idee kam aus dem eigenen Haus.

    Die Idee, Anfragen mit KI zu lesen, hatte der Kunde selbst. Zusammen mit dem Digitalisierungszentrum Ulm entstand ein erster Versuch mit echten Anfragen. Er beantwortete die wichtigste Frage: Das geht. Im KI-Zirkel Ulm wurde daraus ein beschriebenes Vorhaben, danach begann die Umsetzung mit uns.

  2. Wer die Anfragen bearbeitet, hat gezeigt, wo es hakt.

    In der Fokuswoche haben die Menschen, die täglich Anfragen bearbeiten, echte Mails vorgeführt: Listen auf Spanisch und Portugiesisch, Kunden-, Hersteller- und Anfragenummern nebeneinander, abfotografierte Typenschilder. Jede Rückmeldung kam in eine gemeinsame Liste und am nächsten Termin auf den Prüfstand.

    Dabei zeigte sich, dass es nicht nur um das Abtippen ging. Oft fehlten in einer Anfrage Angaben, und das Nachfragen kostete genauso viel Zeit. Deshalb fragt der Assistent heute selbst nach.

  3. Der Mensch sieht, woher jede Position kommt.

    Links die Mail, rechts das Ergebnis. Zu jeder Position ist markiert, aus welcher Stelle sie stammt. Liegt der Assistent falsch, markiert das Team die Anfrage und schreibt dazu, was richtig gewesen wäre. Diese Fälle fließen in die nächste Ausbaustufe.

  4. Woran wir gerade arbeiten

    • -Anfragen aus Kundenportalen, rund ein Viertel, laufen noch von Hand.
    • -Für Positionen ohne Nummerntreffer kommt ein Rechercheschritt dazu.

  5. Wie es weitergeht

    Zweite Ausbaustufe: Artikel automatisch zuordnen, über Hersteller- und Kundennummern, mit Plausibilitätsprüfung im Klartext.

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So starten wir bei euch

So arbeiten wir
  1. 1

    Erstgespräch

    30 Minuten, kostenlos

  2. 2

    Workshop

    2 bis 3 Stunden

  3. 3

    Erstes Projekt

    ein Ablauf mit spürbarer Entlastung

  4. 4

    Ausbau und Betrieb

    so, wie ihr es wollt

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